Managementul timpului
Dacă vorbim despre resurse în general, termenul de management se referă la întregul proces care este aplicat asupra acestora, cu scopul de a beneficia din plin de exploatarea lor. Exemple relevante în aceast[ privință sunt resursele naturale, financiare sau tehnologice.
Timpul este și el o resursă, și la fel ca cele enumerate mai sus este una finită. Diferența însă este dată de faptul că nu avem posibilitatea să intervenim direct asupra lui. Nu avem nici cum să grăbim trecerea timpului și nici cum să o încetinim.
Și atunci, ce presupune de fapt gestionarea timpului?
Managementul timpului reprezintă întregul proces prin care aplicăm o serie de proceduri asupra acțiunilor și activităților noastre, astfel încât să realizăm cât mai multe lucruri pe unitatea de timp.
Procedurile de bază din care este constituit procesul de gestionare a timpului sunt planificarea, organizarea, coordonarea și controlul. Iată pe scurt în ce constau fiecare dintre ele:
O planificare riguroasă este primordială în gestionarea eficientă a timpului și reprezintă “harta traseului” care duce către scopul pe care ni l-am stabilit. Iată care sunt cei cativa pași pe care îi avem de facut în aceasta privință:
Importanța scopului este similară cu cea a stabilirii destinației atunci când incepem o călătorie. Ne-ar fi imposibil să ne îndreptăm acțiunile într-o anumită direcție, dacă nu știm unde vrem să ajungem.
Trebuie să putem respecta o anumită ordine. Altfel, actionând la întamplare, riscăm să consumăm timp valoros desfășurând activități care de fapt nu ne ajută în îndeplinirea scopului pe care ni l-am propus.
Altfel spus, stabilim obiective intermediare pe care trebuie să le atingem în drumul nostru către scopul final. Este modalitatea prin care vom putea să ne urmărim evoluția și, dacă este cazul, să luăm în timp util măsurile ce se impun.
Acest lucru este necesar pentru tot ceea ce ne propunem să facem. Este valabil atat pentru scopurile finale și obiectivele intermediare, cat și pentru activitățile de zi cu zi. Ne va ajuta să ne îndeplinim scopurile în timp util, înainte să fie poate prea tarziu.
Vom lucra mult mai relaxați pentru că vom ști dinainte ce avem de făcut în continuare și vom avea posibilitatea să ne adaptăm mult mai ușor la eventualele situații neprevăzute.
În procedura anterioară, cea de planificare, am stabilit clar ce dorim să realizăm, în cat timp și de asemenea ce anume avem de făcut pentru asta. Următoarea etapă este cea în care ne organizăm pentru a ne putea desfășura activitățile în condiții optime. De exemplu am putea să:
Această procedură va fi simplu de îndeplinit dacă cele anterioare au fost respectate. Uneori, indiferent de cât de bine am planificat și ne-am organizat, este posibil să apară situații neprevăzute care pot da totul peste cap. Atunci când avem o imagine de ansamblu clară a planificărilor și organizarilor făcute, vom avea o flexibilitate sporită în adaptarea din mers la noile situații.
Este indicat să verificăm din când în când în ce stadiu suntem cu proiectele pe care le avem in desfășurare. Tocmai în această privință ne vor fi de mare ajutor termenele limită și obiectivele intermediare pe care ni le stabilim. Vom putea remarca imediat eventualele intarzieri și vom putea face ajustările necesare.
Managementul timpului este un domeniu căruia i se acordă o foarte mare importanță tocmai pentru că ne poate îmbunătăți remarcabil viața atât pe plan personal cât și pe plan profesional. în timp s-au dezvoltat diverse strategii, metode și tehnici de gestionare a timpului. Diferența dintre acestea este faptul că:
Managementul timpului este ceva ce abordăm fiecare diferit, în funcție de preferințe, personalitate sau domeniu de activitate. Din acest motiv este bine să ne documentăm și eventual chiar să testăm cateva metode diferite pentru a o alege pe aceea cu care ne simțim cel mai confortabil să lucrăm.
Odată ce adoptăm o strategie este important să o aplicăm asupra întregului mod de lucru. Consecvența ne va ajuta să profităm la maxim de timpul nostru.
Această strategie a fost lansată de David Allen în 2001 odată cu cartea Getting things done: the art of stress-free productivity.
Autorul își prezintă metoda identificând cele cinci stagii care stau la baza activităților noastre:
Colectăm
lucruri care ne atrag atenția; procesăm ceea ce înseamnă fiecare și ce să facem cu ele; și
organizăm rezultatele
pe care le analizăm ca opțiuni pentru ceea ce alegem să facem
Cele cinci stagii sunt principiile de bază ale metodei:
Lansată în 2009 de Mark Forster, aceasta strategie a fost creata ca o soluție pentru problema majoră care se regaseste în toate privintele managementului eficient al timpului și anume lipsa de concentrare cauzată de plictiseală, neatenție, întreruperi sau distrageri.
Iată ce spune autorul despre metoda sa: Sistemul Autofocus... încurajează o abordare de tipul „puțin și
des” și
o selectare intuitivă a acțiunilor posibile, este un sistem ideal pentru a călări pe creasta unui val - și,
de
asemenea, pentru a observa valurile probabile pe măsură ce se apropie!
Principiul de bază este alcătuirea unei liste mari, pe mai multe pagini, cu toate activitățile pe care le avem de făcut și citirea acesteia în mod repetat. În acest fel vom selecta și lucra la activitățile care “ne sar în ochi” și de care avem chef, după care le tăiem de pe lista inițială. Celelalte activități vor fi incluse într-un ciclu de procesare în funcție de statusul lor și anume activități:
J. D. Meier este unul dintre creatorii strategiei și a făcut asta în timp ce lucra la Microsoft.
Cele trei elemente cheie ale Agile results sunt:
Se recomandă alegerea și folosirea unei singure metode. Utilizarea mai multora ne poate provoca pierderi de timp în încercarea de a le corela și aplica simultan.
Aceasta metodă a fost dezvoltată de Taiichi Ohno pentru Toyota în Japonia, cu scopul de a crește productivitatea și eficiența angajaților companiei. Ulterior, au fost create diverse variante care pot fi aplicate atat în cadrul echipelor, la nivel profesional, cât și la nivel personal. Este o metodă care permite observarea dintr-o privire a stadiului tuturor activităților.
Varianta cu aplicabilitate personală presupune crearea unui panou cu trei coloane și anume:
Inițial toate activitățile se pun pe prima coloană, urmand ca ulterior să fie mutate pe coloanele corespunzătoare stadiului lor. În funcție de specificul activităților desfășurate se pot adăuga și alte coloane.
Metoda poartă numele celui care a creat-o pentru a crește eficiența lucrătorilor din cadrul unei mari companii americane, Bethlehem Steel Corporation.
Principiile de bază și regulile de aplicare sunt extrem de simple:
Este metoda creată de Brian Tracy și lansata odată cu cartea Manâncă broasca aia: 21 de moduri minunate ca să nu mai procrastinezi și să faci mai multe în mai puțin timp. (Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time)
Ideea metodei i-a fost dată de Mark Twain prin afirmația: Dacă e treaba ta să mănânci o broască, cel mai
bine
este să o faci la prima oră dimineața. Și dacă e treaba ta să mănânci două broaște, cel mai bine este să o
mănânci mai întâi pe cea mai mare.
Principiile de bază presupun:
Tehnicile funcționează perfect în cazul activităților de rutină pentru că reduc considerabil timpul petrecut cu acestea.
A fost creată și lansată de Francesco Cirillo, odată cu cartea Tehnica Pomodoro: Sistemul de management al timpului care schimbă viața (The Pomodoro Technique: The Life-Changing Time-Management System)
Aceasta tehnică presupune desfășurarea activităților în trei intervale de 25 de minute urmate de o scurtă pauză, iar după cel de-al patrulea interval se ia o pauză mai lungă.
Tehnica este denumită astfel după Dwight D. Eisenhower, cel de-al 34-le președinte al Statelor Unite. Acesta,
într-un discurs a spus ca Am două tipuri de probleme, urgente și importante. Urgențele nu sunt importante,
iar
cele importante nu sunt niciodată urgente.
Matricea permite organizarea activităților de făcut în funcție de importanța și urgența lor
Pentru a ne gestiona eficient timpul și pentru a obține cele mai bune rezultate în urma acestui proces, avem posibilitatea să apelăm la diverse instrumente. De exemplu pentru a aplica tehnica Pomodoro putem să setăm o alarmă la intervale de 25 de minute pentru a lua pauzele necesare, și de asemenea pentru a ne asigura ca aceste pauze nu sunt prea lungi. De asemenea putem folosi foaie și pix, sau poate un tabel excel pentru a crea și prelucra lista cu ce avem de făcut.
O variantă foarte actuală este să folosim o aplicație online, cu atat mai mult cu cât acestea sunt mult mai complexe în privința funcționalităților oferite. Nu doar că putem să facem planificări pe termen lung sau scurt și să ne urmărim timpul, dar avem și rapoarte care ne ajută să ne descoperim punctele slabe, astfel încât să putem lua măsuri de corectare a acestora.
Așa cum reiese și din scurtele prezentări ale strategiilor, metodelor și tehnicilor de mai sus, elementul de bază al managementului timpului este lista cu activități de făcut. Fără să stabilim exact care sunt activitățile nu am avea ce să prioritizăm și nici ce să planificăm.
Pentru a fi la randul ei eficientă și a ne oferi suportul atat de necesar în gestionarea timpului, Lista cu activități de făcut trebuie să îndeplinească câteva caracteristici:
Dacă creăm această lista direct în Calendar atunci cu atât mai bine, deoarece acest lucru ne va ajuta să ne facem o planificare riguroasă, fără să riscăm să ne supraîncărcăm programul și fără să suprapunem activități.
Tot aici putem face orice modificări asupra planificărilor noastre sau a înregistrărilor de urmărire a timpului, și putem vedea dintr-o privire cât de bine respectăm ceea ce ne-am propus să facem.
Odată ce ne apucăm să lucrăm la activitățile planificate, este indicat să ne urmărim timpul petrecut în efectuarea acestora. Este o modalitate simplă dar extraordinar de eficientă să ne asigurăm că ne ținem ce ceea ce ne-am propus.
Mai mult decat atât, în acest fel avem și posibilitatea să obținem toate informațiile necesare pentru emiterea facturii din aceeași aplicație.
Acest lucru este foarte util mai ales în cazul în care suntem plătiți la ora, dar și pentru a avea o privire de ansamblu asupra costurilor pe care le implica proiectele noastre
De asemenea, daca ne urmarim timpul ne oferă și raportul detaliat al orelor lucrate ce poate fi atașat la factură.
Aceasta listă a activităților pentru cândva este la fel de importantă ca și cea cu activitățile de făcut in perioada imediat următoare. De foarte multe ori avem idei bune care însă poate vin într-un moment nu foarte potrivit pentru a le pune în practică. Sau poate că ne dorim foarte mult să facem ceva anume dar trebuie să mai așteptăm o perioadă până a putea pune în practică acele lucruri.
Asta nu înseamnă însă ca ar trebui să renunțăm la ele. Este important să le notăm ca să nu uităm de ele și ne ajută foarte mult când avem acea listă la indemană. O putem revedea din când în cand, si poate chiar atunci când se ivește momentul potrivit.
Dacă întocmirea listei cu activitățile de făcut, prioritizarea și planificarea acestora sau urmarirea timpului vi se par consumatoare de timp, va propun să luăm în calcul Principiul Pareto.
Economistul italian Vilfredo Federico Damaso Pareto a remarcat în 1896 că aproape 80% din pamantul Italiei este deținut de 20% din populație.
În 1941 Joseph Moses Juran un inginer și consultant de management American (nascut Roman) a început să aplice acest principiu asupra problemelor legate de calitate.
Ulterior, Principiul Pareto a fost adaptat în diverse domenii ca de exemplu:
Dacă este să-l adaptăm la managementul timpului atunci Principiul ne spune că vom obține 80% dintre rezultate cu 20% dintre eforturi.
Prin urmare este 100% benefic să alocăm 20% din timpul nostru gestionarii timpului cu tot ce implică aceasta (stabilire țeluri, planificare, prioritizare, urmărire timp, etc.) pentru a obține astfel 80% dintre rezultate.
Managementul timpului este un proces de planificare și control a timpului petrecut făcând diverse activități, cu scopul de a ne crește eficiența și productivitatea.
Un set de deprinderi conceptuale, teoretice și practice ne poate ajuta să facem acest lucru fără prea mult efort și în același timp cu rezultate foarte bune. Iată care sunt unele dintre acestea și ce părere au oameni de succes despre ele:
Stabilirea țelurilor și a obiectivelor
Stabilirea obiectivelor este primul pas în transformarea invizibilului în vizibil
Prioritizare
Lucrurile bune se întâmplă atunci când îți stabilești clar prioritățile
Planificare
Cheia nu este să prioritizați ceea ce este în planificarea dvs., ci să vă planificați prioritățile
Organizare
Pentru fiecare minut petrecut organizand, o oră este castigata
Gandire strategica
O viziune fără strategie rămâne o iluzie
Rezolvarea problemelor
Nu ne putem rezolva problemele cu același nivel de gândire care le-a creat
Delegarea
Dacă vrei cu adevărat să te dezvolti ca antreprenor, trebuie să înveți să delegi
Luarea deciziilor
Nu este greu să iei decizii odată ce știi care sunt valorile tale
Majoritatea acestor deprinderi fac parte din personalitatea fiecăruia dintre noi. Pe masură ce le aplicăm în gestionarea eficientă a timpului, acestea se vor dezvolta și perfecționa în mod continuu.
Special pentru a ușura acest proces de îmbunătățire a abilităților de management a timpului se putem apela la functionalitatea Planificat versus Realizat .
Aici avem posibilitatea să vedem clar care sunt punctele noastre slabe în ceea ce privește respectarea
planificărilor făcute astfel încât să putem face ajustările necesare.
În unele situații vom descoperi ca am subestimat, sau poate că am supraestimat, timpul de care avem nevoie
pentru a desfășura o anumită activitate. Prin urmare, pentru că acum cunoaștem acest fapt, pe viitor vom ști
să
planificăm mult mai exact.
Acest lucru ne va ajuta foarte mult și în organizarea eficientă a timpului. Nu vom mai avea “timpi morți” în planificările noastre și nici nu vo mai risca să facem ceva în grabă renunțând poate la calitate, doar pentru că altfel nu ne mai incadrăm în termenul limită.
Câteva elemente care poate la o primă privire par să nu aibă legătură cu gestionarea timpului, ne pot influenta eficientă și productivitatea. Tocmai din aceste motive este indicat să le avem în vedere și să ținem cont de ele.
În 1955 de Cyril Northcote Parkinson a remarcat într-un eseu scris pentru publicația “The Economist” că “munca se extinde astfel încât să umple timpul disponibil pentru finalizarea ei”.
Pentru a-și exemplifica afirmația autorul prezinta intr-un mod nostim o istorioară despre o femeie a cărei singură treabă într-o zi a fost să trimită o carte poștală. În timp ce unei persoane ocupate i-ar lua trei minute pentru a face acest lucru, eroina povestirii își petrece întreaga zi cu aceasta activitate pentru că a i-a luat:
Morala povestirii este că trebuie să stabilim termene limită pentru fiecare activitate pe care o avem de făcut. Dacă inițial nu cunoaștem exact intervalul de timp necesar pentru aceasta, atunci facem o estimare. Ulterior, în urma experienței acumulate vom reuși să facem aceste estimări tot mai exacte și în același timp vom putea chiar sa îmbunătățim timpul în care efectuăm diverse activități.
Cu toții știm din propria experiență că un somn bun ne imbunătățește starea de spirit, nivelul de energie, creativitatea și ne face mult mai eficienți și productivi. Prin urmare, dacă dorim să ne îmbunătățim performanțele trebuie să fim atenți la numărul orelor de somn și la calitatea acestuia.
În această privință trebuie să tinem cont de faptul că suntem diferiți și avem nevoi diferite de odihnă. În timp ce unii dintre noi se simt odihniți după o noapte cu 5-6 ore de somn, alții avem nevoie de 8-9 ore. De asemenea intervalul orar diferă. Pentru matinali este plăcut să adoarmă seara devreme, dar nu același lucru este valabil și pentru cei care preferă să doarmă dimineață până târziu.
Calculatorul online de somn ține cont de toate aceste elemente care pot influența odihna de care avem nevoie, și anume:
Vei afla cate ore de somn îți sunt recomandate și în ce interval de timp, ora la care trebuie să mergi la culcare sau la care trebuie să te trezești, între ce ore este recomandat să dormi la prânz dacă îți dorești asta.
Nu de fiecare dată este ușor să ne gestionăm timpul în mod eficient. Uneori, deși am făcut o planificare riguroasă nu o respectăm din diverse motive. Cel mai des se întâmplă să ne fie lene, să nu avem chef, sau, dimpotrivă, să facem totul repede doar să scăpăm de treabă.
Problema este că în ambele situații calitatea rezultatelor va scădea în mod simțitor. Din această cauză este posibil ca ulterior să fie necesar să corectăm sau să refacem lucrurile. Prin urmare vom consuma mult mai mult timp decat am prevăzut inițial.
Procrastinarea sau amânarea fără motiv - chiar dacă știm că vor exista repercusiuni, este o noțiune diferită de lene. În cazul lenii, este vorba pur și simplu de lipsa chefului și a energiei necesare pentru a face ceva.
Procrastinarea este obiceiul prost de a amâna până poimâine ceea ce ar fi trebuit făcut alaltăieri
Procrastinarea însă, este legată de o lipsa a capacității de autoreglare a sentimentelor și emoțiilor.
Procrastinăm pentru că uneori avem senzația că dacă amânăm să facem lucrurile ne vom simți mai bine.
Și până la un anumit punct, atât timp cat acest comportament nu este dus la extrem, el nu reprezintă o problemă.
Sunt prea puțini cei care nu procrastineaza deloc.
Însă, în cazul celor pentru care procrastinarea a devenit un mod de viață, este vorba despre lipsa abilității de a-și gestiona gândurile și comportamentele impulsive și de a-și ajusta reacțiile și comportamentul. Este ceva similar cu ceea ce li se intamplă celor care manâncă prea mult, consumă prea mult alcool, joacă la jocuri de noroc sau fac cumparaturi în mod compulsiv.
Termenul de Precrastinare este relativ nou și a fost introdus în 2014 de David A. Rosenbaum și colegii săi în lucrarea Pre-Crastinare: Grăbirea împlinirii obiectivelor secundare în detrimentul efortului fizic suplimentar (Pre-Crastination: Hastening Subgoal Completion at the Expense of Extra Physical Effort).
Ulterior acesta a subliniat motivul pentru care a fost introdusă aceasta noțiune: “Eu și colegii mei am numit
această tendință „precrastinare”. Termenul a fost menit să însemne opusul procrastinarii, tendința de a amâna
până mai târziu ceea ce poți face imediat”
2017, David A. Rosenbaum, Knowing Hands: The Cognitive Psychology of
Manual Control.
“Vinovați” de precrastinare sunt aceia care, stresati de prezenta activităților de făcut din listă, le fac repede doar să scape de ele și să le stearga de acolo.
Precrastinarea este o tendință mai puțin cunoscută și explorată: îndeplinirea sarcinilor rapid doar pentru a le
termina mai repede
În ceea ce privește managementul timpului, niciunul dintre aceste comportamente nu aduce nimic bun, ba dimpotrivă. Prin urmare este important să fim atenți să nu ajungem cu ele la extreme, ci să găsim o cale de mijloc. Mai multe informații și detalii pe acesta temă găsiți în articolul Procrastinare versus Precrastinare
