Managementul timpului

Managementul timpului

Procesul de aplicare a unei serii de proceduri asupra acțiunilor și activităților noastre, astfel încât să realizăm cât mai multe lucruri pe unitatea de timp.

Managementul timpului este o noțiune a cărei importanță crește pe zi ce trece, și asta pentru că viața noastră se desfășoară într-un ritm tot mai alert.

Apar mereu lucruri noi și interesante pe care dorim să le încercăm, să le facem, sau să le obținem. În această situație managementul timpului devine o necesitate.

Ziua va avea mereu 24 de ore și ține de noi să le folosim într-un mod cat mai eficient astfel încât să reușim să facem tot ceea ce ne propunem.

Ce este managementul timpului

Dacă vorbim despre resurse în general, termenul de management se referă la întregul proces care este aplicat asupra acestora, cu scopul de a beneficia din plin de exploatarea lor. Exemple relevante în aceast[ privință sunt resursele naturale, financiare sau tehnologice.

Timpul este și el o resursă, și la fel ca cele enumerate mai sus este una finită. Diferența însă este dată de faptul că nu avem posibilitatea să intervenim direct asupra lui. Nu avem nici cum să grăbim trecerea timpului și nici cum să o încetinim.

Și atunci, ce presupune de fapt gestionarea timpului?

Managementul timpului reprezintă întregul proces prin care aplicăm o serie de proceduri asupra acțiunilor și activităților noastre, astfel încât să realizăm cât mai multe lucruri pe unitatea de timp.

Proceduri aplicabile în managementului timpului

Procedurile de bază din care este constituit procesul de gestionare a timpului sunt planificarea, organizarea, coordonarea și controlul. Iată pe scurt în ce constau fiecare dintre ele:

planning
Planificarea
organizing
Organizarea
coordinating
Coordonarea
controlling
Controlul

Planificarea

O planificare riguroasă este primordială în gestionarea eficientă a timpului și reprezintă “harta traseului” care duce către scopul pe care ni l-am stabilit. Iată care sunt cei cativa pași pe care îi avem de facut în aceasta privință:

  1. Decidem care este scopul

    Importanța scopului este similară cu cea a stabilirii destinației atunci când incepem o călătorie. Ne-ar fi imposibil să ne îndreptăm acțiunile într-o anumită direcție, dacă nu știm unde vrem să ajungem.

  2. Stabilim care sunt prioritățile

    Trebuie să putem respecta o anumită ordine. Altfel, actionând la întamplare, riscăm să consumăm timp valoros desfășurând activități care de fapt nu ne ajută în îndeplinirea scopului pe care ni l-am propus.

  3. Trasăm direcțiile de urmat

    Altfel spus, stabilim obiective intermediare pe care trebuie să le atingem în drumul nostru către scopul final. Este modalitatea prin care vom putea să ne urmărim evoluția și, dacă este cazul, să luăm în timp util măsurile ce se impun.

  4. Stabilim termene limită

    Acest lucru este necesar pentru tot ceea ce ne propunem să facem. Este valabil atat pentru scopurile finale și obiectivele intermediare, cat și pentru activitățile de zi cu zi. Ne va ajuta să ne îndeplinim scopurile în timp util, înainte să fie poate prea tarziu.

  5. Planificăm mereu în avans

    Vom lucra mult mai relaxați pentru că vom ști dinainte ce avem de făcut în continuare și vom avea posibilitatea să ne adaptăm mult mai ușor la eventualele situații neprevăzute.

Organizarea

În procedura anterioară, cea de planificare, am stabilit clar ce dorim să realizăm, în cat timp și de asemenea ce anume avem de făcut pentru asta. Următoarea etapă este cea în care ne organizăm pentru a ne putea desfășura activitățile în condiții optime. De exemplu am putea să:

  • Planificam activitățile de făcut în funcție și de nivelul de energie pe care îl avem în anumite părți ale zilei. Acest lucru ne va asigura o productivitate mult mai crescută decât dacă am face lucrurile în contradicție cu bioritmul organismului nostru.
  • Pregătim locul și situațiile de lucru, și să ne asigurăm materialele necesare pentru desfășurarea activităților planificate. Dacă avem nevoie de un computer conectat la internet sau dacă trebuie să ne deplasăm la o anumită locație atunci este indicat ca toate acestea să fie luate în calcul și pregătite anterior.
  • Să ne amenajăm, pe cat posibil, spațiul de lucru astfel încât să ne simțim confortabil și în același timp să evităm distragerile inutile de la ceea ce avem de făcut.

Coordonarea

Această procedură va fi simplu de îndeplinit dacă cele anterioare au fost respectate. Uneori, indiferent de cât de bine am planificat și ne-am organizat, este posibil să apară situații neprevăzute care pot da totul peste cap. Atunci când avem o imagine de ansamblu clară a planificărilor și organizarilor făcute, vom avea o flexibilitate sporită în adaptarea din mers la noile situații.

Controlul

Este indicat să verificăm din când în când în ce stadiu suntem cu proiectele pe care le avem in desfășurare. Tocmai în această privință ne vor fi de mare ajutor termenele limită și obiectivele intermediare pe care ni le stabilim. Vom putea remarca imediat eventualele intarzieri și vom putea face ajustările necesare.

Strategii, Metode și Tehnici de management al timpului

Managementul timpului este un domeniu căruia i se acordă o foarte mare importanță tocmai pentru că ne poate îmbunătăți remarcabil viața atât pe plan personal cât și pe plan profesional. în timp s-au dezvoltat diverse strategii, metode și tehnici de gestionare a timpului. Diferența dintre acestea este faptul că:

  • Strategiile - sunt noțiuni mai vagi care implică o serie de acțiuni planificate, organizate și implementate în modul nostru de lucru. Acestea pot fi adaptate preferințelor proprii prin alegerea metodei care ni se potrivește mai bine, a instrumentelor favorite și a modului de lucru care se adaptează cel mai bine la domeniul în care activăm.
  • Metodele - stabilesc o serie de acțiuni care trebuie aplicate sistematic într-o rutină prestabilită. Tocmai de aceea este indicat să alegem metoda cu care ne simțim cel mai confortabil să lucrăm.
  • Tehnicile - reprezintă modalități specifice de acționare în situații specifice. Se recomandă aplicarea lor asupra evenimentelor previzibile din activitățile noastre.

Managementul timpului este ceva ce abordăm fiecare diferit, în funcție de preferințe, personalitate sau domeniu de activitate. Din acest motiv este bine să ne documentăm și eventual chiar să testăm cateva metode diferite pentru a o alege pe aceea cu care ne simțim cel mai confortabil să lucrăm.

Strategii de management al timpului

Odată ce adoptăm o strategie este important să o aplicăm asupra întregului mod de lucru. Consecvența ne va ajuta să profităm la maxim de timpul nostru.

GTD: Arta productivității fără stres

Această strategie a fost lansată de David Allen în 2001 odată cu cartea Getting things done: the art of stress-free productivity.

Autorul își prezintă metoda identificând cele cinci stagii care stau la baza activităților noastre: Colectăm lucruri care ne atrag atenția; procesăm ceea ce înseamnă fiecare și ce să facem cu ele; și organizăm rezultatele pe care le analizăm ca opțiuni pentru ceea ce alegem să facem

Cele cinci stagii sunt principiile de bază ale metodei:

  1. Colectarea - presupune adunarea într-o listă a tuturor lucrurilor pe care le avem de făcut. Acestea nu se trec într-o ordine anume, ci exact așa cum apar
  2. Procesarea - în această etapă activitățile din listă se trec în categorii diferite în funcție de tipul de acțiune necesar: imediată, ulterioară sau mai târzie
  3. Organizarea - se va face în funcție de răspunsul la următoarele întrebări: Trebuie să acționez? Este nevoie de mai mult de o acțiune? Va lua mai mult de două minute? Merită să-l păstrez? Ar putea fi necesar să acționez mai târziu? Sunt persoana potrivită să facă asta? Trebuie să actionez din nou la un anumit moment dat?
  4. Analizarea - presupune verificarea listelor cu activități de făcut pentru a le menține curate și în ordine
  5. Trecerea la acțiune - acesta este stagiul în care decidem anume efectuăm din tot ce avem de facut.

Autofocus

Lansată în 2009 de Mark Forster, aceasta strategie a fost creata ca o soluție pentru problema majoră care se regaseste în toate privintele managementului eficient al timpului și anume lipsa de concentrare cauzată de plictiseală, neatenție, întreruperi sau distrageri.

Iată ce spune autorul despre metoda sa: Sistemul Autofocus... încurajează o abordare de tipul „puțin și des” și o selectare intuitivă a acțiunilor posibile, este un sistem ideal pentru a călări pe creasta unui val - și, de asemenea, pentru a observa valurile probabile pe măsură ce se apropie!

Principiul de bază este alcătuirea unei liste mari, pe mai multe pagini, cu toate activitățile pe care le avem de făcut și citirea acesteia în mod repetat. În acest fel vom selecta și lucra la activitățile care “ne sar în ochi” și de care avem chef, după care le tăiem de pe lista inițială. Celelalte activități vor fi incluse într-un ciclu de procesare în funcție de statusul lor și anume activități:

  • noi
  • care se reiau periodic
  • neterminate
  • vechi

Agile results

J. D. Meier este unul dintre creatorii strategiei și a făcut asta în timp ce lucra la Microsoft.

Cele trei elemente cheie ale Agile results sunt:

  1. Regula celor 3 - presupune selectarea a trei rezultate ce trebuie obtinute în fiecare zi, saptamână, lună și chiar an.
  2. Viziunea de luni (alegerea a trei rezultate de obținut în saptamâna respectivă), Succesele zilnice (alegerea a trei rezultate de obținut în ziua respectivă), Reflectarea de vineri (analizarea rezultatelor zilnice și săptămânale pentru a învăța din ele)
  3. Punctele fierbinți - stabilirea elementelor cheie din viață cărora avem nevoie să le dedicăm timpul și energia noastră

Metode de management al timpului

Se recomandă alegerea și folosirea unei singure metode. Utilizarea mai multora ne poate provoca pierderi de timp în încercarea de a le corela și aplica simultan.

Panoul Kanban

Aceasta metodă a fost dezvoltată de Taiichi Ohno pentru Toyota în Japonia, cu scopul de a crește productivitatea și eficiența angajaților companiei. Ulterior, au fost create diverse variante care pot fi aplicate atat în cadrul echipelor, la nivel profesional, cât și la nivel personal. Este o metodă care permite observarea dintr-o privire a stadiului tuturor activităților.

Varianta cu aplicabilitate personală presupune crearea unui panou cu trei coloane și anume:

  • De făcut
  • În lucru
  • Finalizat

Inițial toate activitățile se pun pe prima coloană, urmand ca ulterior să fie mutate pe coloanele corespunzătoare stadiului lor. În funcție de specificul activităților desfășurate se pot adăuga și alte coloane.

Metoda Ivy Lee

Metoda poartă numele celui care a creat-o pentru a crește eficiența lucrătorilor din cadrul unei mari companii americane, Bethlehem Steel Corporation.

Principiile de bază și regulile de aplicare sunt extrem de simple:

  • Zilnic se aleg șase activități care trebuie îndeplinite (6, nici mai mult și nici mai puțin)
  • Se lucrează la ele în ordinea care a fost stabilită
  • Se trece la următoarea activitate doar atunci când cea anterioară a fost finalizată
  • Activitățile nefinalizate se mută pe lista pentru ziua următoare

Manâncă broasca aia (Eat that frog)

Este metoda creată de Brian Tracy și lansata odată cu cartea Manâncă broasca aia: 21 de moduri minunate ca să nu mai procrastinezi și să faci mai multe în mai puțin timp. (Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time)

Ideea metodei i-a fost dată de Mark Twain prin afirmația: Dacă e treaba ta să mănânci o broască, cel mai bine este să o faci la prima oră dimineața. Și dacă e treaba ta să mănânci două broaște, cel mai bine este să o mănânci mai întâi pe cea mai mare.

Principiile de bază presupun:

  • Întocmirea în scris a listei cu activități de făcut
  • Planificarea fiecărei zile în seara anterioară
  • Cea mai dificilă sau neplacută activitate se face în fiecare zi prima
  • Se lucrează rând pe rând la fiecare activitate în parte

Tehnici de management al timpului

Tehnicile funcționează perfect în cazul activităților de rutină pentru că reduc considerabil timpul petrecut cu acestea.

Pomodoro

A fost creată și lansată de Francesco Cirillo, odată cu cartea Tehnica Pomodoro: Sistemul de management al timpului care schimbă viața (The Pomodoro Technique: The Life-Changing Time-Management System)

Aceasta tehnică presupune desfășurarea activităților în trei intervale de 25 de minute urmate de o scurtă pauză, iar după cel de-al patrulea interval se ia o pauză mai lungă.

Matricea Eisenhower

Tehnica este denumită astfel după Dwight D. Eisenhower, cel de-al 34-le președinte al Statelor Unite. Acesta, într-un discurs a spus ca Am două tipuri de probleme, urgente și importante. Urgențele nu sunt importante, iar cele importante nu sunt niciodată urgente.

Matricea permite organizarea activităților de făcut în funcție de importanța și urgența lor

  • Importante și Urgente - vor fi făcute imediat
  • Importante dar Nu și urgente - vor fi planificate pentru efectuare ulterioară
  • Ne-Importante dar Urgente - pe cât posibil vor fi delegate către altcineva
  • Nici importante și Nici urgente - se poate renunța la efectuarea lor

Instrumente pentru managementul timpului

Pentru a ne gestiona eficient timpul și pentru a obține cele mai bune rezultate în urma acestui proces, avem posibilitatea să apelăm la diverse instrumente. De exemplu pentru a aplica tehnica Pomodoro putem să setăm o alarmă la intervale de 25 de minute pentru a lua pauzele necesare, și de asemenea pentru a ne asigura ca aceste pauze nu sunt prea lungi. De asemenea putem folosi foaie și pix, sau poate un tabel excel pentru a crea și prelucra lista cu ce avem de făcut.

O variantă foarte actuală este să folosim o aplicație online, cu atat mai mult cu cât acestea sunt mult mai complexe în privința funcționalităților oferite. Nu doar că putem să facem planificări pe termen lung sau scurt și să ne urmărim timpul, dar avem și rapoarte care ne ajută să ne descoperim punctele slabe, astfel încât să putem lua măsuri de corectare a acestora.

Lista cu ce avem de făcut (To-do list)

to-do list

Așa cum reiese și din scurtele prezentări ale strategiilor, metodelor și tehnicilor de mai sus, elementul de bază al managementului timpului este lista cu activități de făcut. Fără să stabilim exact care sunt activitățile nu am avea ce să prioritizăm și nici ce să planificăm.

Pentru a fi la randul ei eficientă și a ne oferi suportul atat de necesar în gestionarea timpului, Lista cu activități de făcut trebuie să îndeplinească câteva caracteristici:

  • Sa includă, pe cât posibil, toate activitățile din perioada imediat următoare. În acest fel le putem prioritiza și planifica corespunzător.
  • Descrierile activităților trebuie să fie clare și concise, astfel încât să ne fie ușor să ne amintim ulterior toate detaliile necesare
  • Sa fie realizate din timp, de exemplu în seara precedentă pentru ziua următoare și în weekendul anterior pentru saptămâna urmatoare
  • Pentru fiecare activitate trebuie alocat intervalul de timp în care aceasta va fi desfasurată, chiar dacă uneori acest interval este o estimare.
  • Să fie ușor de editat pentru a o putea adapta la situații neprevăzute

Calendarul interactiv

calendar interactiv

Dacă creăm această lista direct în Calendar atunci cu atât mai bine, deoarece acest lucru ne va ajuta să ne facem o planificare riguroasă, fără să riscăm să ne supraîncărcăm programul și fără să suprapunem activități.

Tot aici putem face orice modificări asupra planificărilor noastre sau a înregistrărilor de urmărire a timpului, și putem vedea dintr-o privire cât de bine respectăm ceea ce ne-am propus să facem.

Urmărirea timpului (Time tracking)

calendar interactiv

Odată ce ne apucăm să lucrăm la activitățile planificate, este indicat să ne urmărim timpul petrecut în efectuarea acestora. Este o modalitate simplă dar extraordinar de eficientă să ne asigurăm că ne ținem ce ceea ce ne-am propus.

Mai mult decat atât, în acest fel avem și posibilitatea să obținem toate informațiile necesare pentru emiterea facturii din aceeași aplicație.

Acest lucru este foarte util mai ales în cazul în care suntem plătiți la ora, dar și pentru a avea o privire de ansamblu asupra costurilor pe care le implica proiectele noastre

calendar interactiv

De asemenea, daca ne urmarim timpul ne oferă și raportul detaliat al orelor lucrate ce poate fi atașat la factură.

Lista cu activitățile pe care încă nu le-am planificat (Someday Tasks)

Aceasta listă a activităților pentru cândva este la fel de importantă ca și cea cu activitățile de făcut in perioada imediat următoare. De foarte multe ori avem idei bune care însă poate vin într-un moment nu foarte potrivit pentru a le pune în practică. Sau poate că ne dorim foarte mult să facem ceva anume dar trebuie să mai așteptăm o perioadă până a putea pune în practică acele lucruri.

calendar interactiv

Asta nu înseamnă însă ca ar trebui să renunțăm la ele. Este important să le notăm ca să nu uităm de ele și ne ajută foarte mult când avem acea listă la indemană. O putem revedea din când în cand, si poate chiar atunci când se ivește momentul potrivit.

Principiul Pareto în managementul timpului

Dacă întocmirea listei cu activitățile de făcut, prioritizarea și planificarea acestora sau urmarirea timpului vi se par consumatoare de timp, va propun să luăm în calcul Principiul Pareto.

Economistul italian Vilfredo Federico Damaso Pareto a remarcat în 1896 că aproape 80% din pamantul Italiei este deținut de 20% din populație.

În 1941 Joseph Moses Juran un inginer și consultant de management American (nascut Roman) a început să aplice acest principiu asupra problemelor legate de calitate.

Ulterior, Principiul Pareto a fost adaptat în diverse domenii ca de exemplu:

  • În managementul afacerilor: 80% dintre vanzari vin de la 20% dintre clienți
  • În managementul echipei: 80% din succesul unui proiect este făcut de 20% dintre membri echipei

Dacă este să-l adaptăm la managementul timpului atunci Principiul ne spune că vom obține 80% dintre rezultate cu 20% dintre eforturi.

Prin urmare este 100% benefic să alocăm 20% din timpul nostru gestionarii timpului cu tot ce implică aceasta (stabilire țeluri, planificare, prioritizare, urmărire timp, etc.) pentru a obține astfel 80% dintre rezultate.

Deprinderi de care avem nevoie pentru managementul timpului

Managementul timpului este un proces de planificare și control a timpului petrecut făcând diverse activități, cu scopul de a ne crește eficiența și productivitatea.

Un set de deprinderi conceptuale, teoretice și practice ne poate ajuta să facem acest lucru fără prea mult efort și în același timp cu rezultate foarte bune. Iată care sunt unele dintre acestea și ce părere au oameni de succes despre ele:

Stabilirea țelurilor și a obiectivelor
Stabilirea obiectivelor este primul pas în transformarea invizibilului în vizibil

Tony Robbins

Prioritizare

Lucrurile bune se întâmplă atunci când îți stabilești clar prioritățile
Scott Caan

Planificare

Cheia nu este să prioritizați ceea ce este în planificarea dvs., ci să vă planificați prioritățile
Stephen Covey

Organizare

Pentru fiecare minut petrecut organizand, o oră este castigata
Benjamin Franklin

Gandire strategica

O viziune fără strategie rămâne o iluzie
Lee Bolman

Rezolvarea problemelor

Nu ne putem rezolva problemele cu același nivel de gândire care le-a creat
Albert Einstein

Delegarea

Dacă vrei cu adevărat să te dezvolti ca antreprenor, trebuie să înveți să delegi
Richard Branson

Luarea deciziilor

Nu este greu să iei decizii odată ce știi care sunt valorile tale
Roy E. Disney

Majoritatea acestor deprinderi fac parte din personalitatea fiecăruia dintre noi. Pe masură ce le aplicăm în gestionarea eficientă a timpului, acestea se vor dezvolta și perfecționa în mod continuu.

Cum să ne menținem în controlul timpului nostru

calendar interactiv

Aici avem posibilitatea să vedem clar care sunt punctele noastre slabe în ceea ce privește respectarea planificărilor făcute astfel încât să putem face ajustările necesare.
În unele situații vom descoperi ca am subestimat, sau poate că am supraestimat, timpul de care avem nevoie pentru a desfășura o anumită activitate. Prin urmare, pentru că acum cunoaștem acest fapt, pe viitor vom ști să planificăm mult mai exact.

calendar interactiv

Acest lucru ne va ajuta foarte mult și în organizarea eficientă a timpului. Nu vom mai avea “timpi morți” în planificările noastre și nici nu vo mai risca să facem ceva în grabă renunțând poate la calitate, doar pentru că altfel nu ne mai incadrăm în termenul limită.

calendar interactiv

De ce anume să ținem cont atunci când dorim să eficientizăm managementul timpului

Câteva elemente care poate la o primă privire par să nu aibă legătură cu gestionarea timpului, ne pot influenta eficientă și productivitatea. Tocmai din aceste motive este indicat să le avem în vedere și să ținem cont de ele.

Legea lui Parkinson

În 1955 de Cyril Northcote Parkinson a remarcat într-un eseu scris pentru publicația “The Economist” că “munca se extinde astfel încât să umple timpul disponibil pentru finalizarea ei”.

Pentru a-și exemplifica afirmația autorul prezinta intr-un mod nostim o istorioară despre o femeie a cărei singură treabă într-o zi a fost să trimită o carte poștală. În timp ce unei persoane ocupate i-ar lua trei minute pentru a face acest lucru, eroina povestirii își petrece întreaga zi cu aceasta activitate pentru că a i-a luat:

  • o oră ca să aleagă cartea poștală
  • jumătate de oră ca să-și găsească ochelarii
  • 90 de minute ca să scrie cartea poștală
  • 20 de minute ca să se hotarască dacă să-și ia sau nu umbrela atunci când se duce să o pună la cutia poștală….și tot așa

Morala povestirii este că trebuie să stabilim termene limită pentru fiecare activitate pe care o avem de făcut. Dacă inițial nu cunoaștem exact intervalul de timp necesar pentru aceasta, atunci facem o estimare. Ulterior, în urma experienței acumulate vom reuși să facem aceste estimări tot mai exacte și în același timp vom putea chiar sa îmbunătățim timpul în care efectuăm diverse activități.

Odihna corespunzătoare

Cu toții știm din propria experiență că un somn bun ne imbunătățește starea de spirit, nivelul de energie, creativitatea și ne face mult mai eficienți și productivi. Prin urmare, dacă dorim să ne îmbunătățim performanțele trebuie să fim atenți la numărul orelor de somn și la calitatea acestuia.

În această privință trebuie să tinem cont de faptul că suntem diferiți și avem nevoi diferite de odihnă. În timp ce unii dintre noi se simt odihniți după o noapte cu 5-6 ore de somn, alții avem nevoie de 8-9 ore. De asemenea intervalul orar diferă. Pentru matinali este plăcut să adoarmă seara devreme, dar nu același lucru este valabil și pentru cei care preferă să doarmă dimineață până târziu.

Calculatorul online de somn ține cont de toate aceste elemente care pot influența odihna de care avem nevoie, și anume:

  • Cronotip
  • Ritm circadian
  • Grupa de vârstă
  • și chiar și de faptul că ne place sau nu să tragem un pui de somn la prânz sau să bem cafea
calendar interactiv

Vei afla cate ore de somn îți sunt recomandate și în ce interval de timp, ora la care trebuie să mergi la culcare sau la care trebuie să te trezești, între ce ore este recomandat să dormi la prânz dacă îți dorești asta.



mariana
Mariana Holostenco

Colaborator la Blogul PlanArty



DESPRE AUTOR
Economist în Marketing și Afaceri Economice Internaționale, Mariana este pasionată de managementul eficient al timpului în afaceri. Pe blogul PlanArty împărtășește cu noi cunoștințele si experienta ei in acest domeniu.